Att-göra-listan - en ovärderlig hjälpreda i kaoset

Ibland känns det som att listan över saker att göra är oändlig och ett totalt kaos råder i huvudet. I tid och otid flimmrar påminnelser förbi om momumentalt viktiga saker som att förbereda lönesamtal blandat med trivialiteter som att hämta kemtvätt. Paniken över att missa eller glömma kan över en på kvällen då alla (förhoppningsvis!) ligger och snarkar och saker börjar snurra igång i huvudet.

Då kan det hjälpa att göra en effektiv "to do list" som avlastar hjärnan och hjälper en att planera mer effektivt. Här kommer ett par tips att prova: 

1. Dumpa alla saker att göra som snurrar i huvudet i en "lång lista". Försök få ner allt på ett och samma ställe så att du inte har flera listor att hålla reda på - det blir snabbt rörigt. Att skriva ner alla uppgifter är otippat värdefullt - då frigörs arbetshjärnan ifrån uppgiften att komma ihåg allt vilket är nog stressande i sig. Arbetsminnet klarar ungefär 3–5 saker åt gången. Resten måste du skriva ner, annars ligger de och bokstavligen tjatar i bakhuvudet. Forskning inom kognitionsvetenskap visar att hjärnan blir lugnare så fort vi externaliserar uppgifter. Så tänk på detta steg som som en ctrl+alt+delete för din hjärna.

2. När allt är i pränt kan uppgifterna kategoriseras. Sikta på ett överskådligt antal kategorier, typ fem-sex. Kategoriseringen tillför struktur och hjälper att göra listan överskådlig - hjärnan avlastas ifrån den upprepade kategorisering och informationstolkning som sker inför ostrukturerad information. Sorteringen kan dessutom tillföra en känsla av kontroll, vilket är skönt i den röriga tillvaron! Förhoppningsvis börjar nu känslor av panik, kaos och maktlöshet ersättas med lite mer handlingsorienterad motivation.

3. Nu kan prioriteringen börja. Eisenhower-matrisen är ett mycket bra stöd vid prioritering och kritisk granskning av vilka uppgifter som överhuvudtaget bör göras av dig. Eisenhower-matrisen kan användas både för exempelvis månatlig- och veckovis planering. För daglig planering kan det vara användbart att identifiera 1-3 uppgifter som är överordnade allt annat och ska göras klart under dagen - ett begränsat antal tydliggör vad som är prioritet och främjar fokus. 

4. När man har klart för sig vilka uppgifter som är prioriterade kan man behöva förtydliga och vid behov bryta ner större uppgifter i mindre arbetsmoment.  Försök formulera handlingsorienterade tydliga uppgifter (tex uppgiften "budget" ersätts med "granska budget och återkoppla justeringar till Marie") och bryt ner större uppgifter i hanterbara komponenter (tex uppgiften "förbereda presentation" byrts ner till: "definiera disposition", "skriv första utkast", "lägg till grafik", "granska", "öva framförande"). Hjärnan föredrar tydliga komandon - så rätt formulering minskar sannolikheten att uppgifterna blir diffusa och skjuts upp.

5. När en uppgift är klar ska den - så klart - bockas av ifrån listan! Denna fantastiska tillfredställelse att få kryssa för något som avklarat är svårslagen. I digitala versioner kan man med fördel ha kvar listan av färdigställda uppgifter en liten motivationsbank någon dag då inspirationen sviktar.

6. Underhåll listan. Ta för vana att avsluta dagen med att i 5 minuter att bocka av, rensa, förtydliga, lägga till nya uppgifter både i långa listan och listan över prioriterade uppgifter att hugga tag i nästa dag. Därmed får dagen ett tydligt slut och du kommer aningen mer förbered nästa dag.

Och sist men inte minst – vila lugnt i att listan aldrig kommer att tömmas! Vissa uppgifter skvalpar runt i åratal – de var ju uppenbarligen inte viktiga nog att ta tag i. Och om listan mot förmodan töms så kan det vara dags att se sig om efter ett nytt jobb...