Prioritera rätt

Att göra listan på jobbet är per definition oändlig. Om den var tom skulle man ju inte ha ett jobb. Men vissa dagar kan kännas omöjliga - nya uppgifter tillkommer i rask takt och inget blir riktigt klart. När uppgifterna staplas på varandra kan det vara svårt att prioritera rätt. Forskning visar att har en tendens att lägga tid på uppgifter som är tidskritiska, oaktat hur viktiga dem är (s.k. "Urgency Effect") och att vi tenderar att lägga för mycket tid på oviktiga men lätta uppgifter (s.k. "Parkinsons Law of Triviality").

"I have two kinds of problems: the urgent and the unimportant. The urgent are not important, and the important are never urgent."

D. D. Eisenhower inspirerad av universitetspresidenten J. Roscoe Miller

Einsenhower Matrisen är ett stöd för tidsplanering och prioritering av uppgifter genom att kategorisera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga dem är. Man börjar med att lista alla uppgifter och sedan kategoriserar man uppgifterna utifrån huruvida dem är brådskande, viktiga eller båda delarna. Uppgifter som är brådskande och viktiga ska prioriteras medan uppgfiter som är viktiga men inte brådskande ska schemaläggas. Övriga uppgifter ska man försöka bli av med.

	Brådskande	Inte brådskande
Viktigt	Gör nu Uppgifter som omedelbart behöver genomföras. Dessa har tydliga tidslinjer och konsekvenser om de inte genomförs. Tex att slutföra kunduppdrag eller viktigt beslutsunderlag, hantera viktiga mail, hämta barn ifrån omsorg.	Schemalägg Uppgifter som bidrar till långsiktiga mål men inte är kritiska just nu. Dessa uppgifter har otydliga tidslinjer vilket gör dem lätta att senarelägga. Tex strategisk planering, utveckling, underhåll, nätverkande.
Oviktigt	Delegera Uppgifter som behöver omedelbar uppmärksamhet men inte bidrar till dina långsiktiga mål. Tex oviktiga möten, administrativa uppgifter, hantera oviktiga mail.	Radera Uppgifter som distraherar och inte bidrar till långsiktiga mål. Tex sortering och organisering av mailkorg, distraktioner i mobilen.

När man har klart för sig vilka uppgfiter som behöver prioriteras är det klokt att identifiera ett fåtal (tex 1-3) uppgifter som måste bli klara under dagen. Om det blir fler är det ett bonus.