Prioritera rätt

Vissa dagar känns bara helt omöjliga - nya uppgifter tillkommer i rask takt och inget blir riktigt klart. Man jobbar på intensivt - tagnenterna nästan darrar av tempot du författar rapporten, du svarar i rask takt på olika mail, jogglerar olika teman, kastar i dig ännu en kopp kaffe på ytterliggare ett möte, tar knappt någon lunchpaus. Vid arbetsdagens slut är känns det som att du har åstadkommit en hel del. Men. Den där viktiga uppgiften som måste förberedas inför nästa veckas strategigenomgång hann du inte ens börja titta på. När uppgifter staplas på varandra, allt skulle vara klart igår och hjärnan går på högvarv kan det vara svårt att prioritera rätt. Det kan tidvis kännas som man helt tappat kontroll över sin agenda och bara kastas mellan olika brådskande uppgifter.

Forskning visar att vi inte bara har en tendens att lägga tid på uppgifter som är tidskritiska oberoende av hur viktiga de är men att vi dessutom tenderar att lägga för mycket tid på oviktiga men lätta uppgifter (dessa kallas för "Urgency Effect" respektive "Parkinsons Law of Triviality").

"I have two kinds of problems: the urgent and the unimportant. The urgent are not important, and the important are never urgent." D. D. Eisenhower inspirerad av universitetspresidenten J. Roscoe Miller

Einsenhower Matrisen är ett stöd för tidsplanering och prioritering av uppgifter genom att kategorisera uppgifter utifrån både hur brådskande och viktiga dem är. Man börjar med att lista alla uppgifter och sedan kategoriserar man uppgifterna utifrån huruvida dem är brådskande, viktiga eller båda delarna. Uppgifter som är brådskande och viktiga ska prioriteras medan uppgfiter som är viktiga men inte brådskande ska schemaläggas. Övriga uppgifter ska man försöka bli av med.

"The key is not to prioritize whats on your schedule, but to schedule around your priorities." Covey, S. R. (2013). The 7 habits of highly effective people: Powerful lessons in personal change. Simon & Schuster. 

Den stora utmaningen är att minska tiden man ägnar åt viktiga och brådskande uppgifter (kvadrant 1) till förmån för uppgifter som faktiskt bidrar till våra långsiktiga mål (kvadrant 2). Uppgifterna i kvadrant 1 har nämligen en tendens att uppta vår uppmärksamhet och tid. Om vi inte är medvetna kan vi helt slukas av det som ligger närmast till hand dvs kriser, problem och tidskritiska projekt som förvisso är viktiga, men som inte nödvändigtvis bidrar till långsiktigt värdeskapande. En utmaning är att aktiviteter i kvadrant 1 syns och hörs mycket, är ofta viktiga för andra (som ligger på), och i ett avseende kan vara enklare att ta tag i de dem ofta kräver att vi är "reaktiva". Aktiviteter i kvadrant 2 å andra sidan kräver mer proaktivitet och självledarskap och framförallt klarhet i ens långsiktiga mål.

	Brådskande	Inte brådskande
Viktigt	1 Gör nu Uppgifter som omedelbart behöver genomföras. Dessa har tydliga tidslinjer och konsekvenser om de inte genomförs. Tex att slutföra ett kundleverans, uppdatera budget, hantera viktiga mail, akuta problem.	2 Schemalägg Uppgifter som bidrar till långsiktiga mål men inte är kritiska just nu. Dessa uppgifter har otydliga tidslinjer vilket gör dem lätta att senarelägga. Tex strategisk planering, personlig utveckling, nätverkande, peventiva åtgärder.
Oviktigt	3 Delegera Uppgifter som behöver omedelbar uppmärksamhet men inte bidrar till dina långsiktiga mål. Tex oviktiga möten, administrativa uppgifter, hantera oviktiga mail, (oviktig) rapportering.	4 Radera Uppgifter som distraherar och inte bidrar till långsiktiga mål. Tex distraktioner i mobilen, sortering av mailkorg.

Källor:

Covey, S. R. (2013). The 7 habits of highly effective people: Powerful lessons in personal change. Simon & Schuster. 

Meng Zhu, Yang Yang, Christopher K Hsee, The Mere Urgency Effect, Journal of Consumer Research, Volume 45, Issue 3, October 2018, Pages 673–690, https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008