Multitasking - åstadkom mer genom att göra mindre

Multitasking låter som en superkraft och det är lätt att avundas supermänniskorna som hävdar att de klarar att utföra flera saker samtidigt med enastående resultat. Men dessvärre är det en illusion. Tyvärr fungerar vår hjärna inte så. Kognitiv forskning visar att vi inte multitaskar — vi task-switchar, dvs hoppar snabbt mellan uppgifter. Det ger en illusion av effektivitet, men kostar både tid, energi och kvalitet.

Hjärnan kan inte multitaksa (men försöker låtsas)

Studier från bland annat Stanford University, University of California Irvine och American Psychological Association visar att hjärnan inte klarar av att göra två saker samtidigt. Istället växlar hjärnan snabbt mellan uppgifter och måste vid varje växling ställa om till nya mål och nya regler vilket kostar tid, fokus och energi. "Multitasking" kan förvisso kännas produktivt men det är sannolikt bara en effekt av att hjärnan känner sig sysselsatt givet konstanta omställningar.

Studier visar att multitasking kan minska effektiviteten med upp till 40 %, öka stress, öka sannolikheten för misstag och få oss att känna oss mer splittrade. Personer som ständigt "multitaskar" verkar dessutom bli mer sårbara för distraktioner vilket hämmar produktiviten. De har ett sämre arbetsminne, försämrad förmåga till selektiv uppmärksamhet och svårare att filtrera bort distraktioner. Forskning visar också att störningar och avbrott hämmar produktiviteten och är en riktig tidstjuv eftersom vi behöver tid för att återfrå fokus, fördjupa oss i ett ämne och återfå momentum i arbetet. Vid komplexa arbetsuppgifter kan det ta hela 25 minuter att återgå till den avbrutna uppgifter och återfå koncentration och momentum - även efter ett kort avbrott!

Din hjärna, ditt humör och din energi mår bättre av monotasking — dvs att göra en sak i taget, med närvaro och struktur. När vi jobbar i fokusblock, dvs “batchar” likartade uppgifter och minskar distraktioner, sjunker stressnivån — och uppgifter klaras av snabbare och med högre kvalitet.

Praktiska tips Arbeta i fokusblock om 50-90 minuter avsedda för koncentrerat arbete med tydligt definierade uppgifter. Förhindra störningar genom att stäng av notiser, stänga flikar, inte låta dig distraheras av "snabba grejer". Genom att arbeta fokuserat ökar produktiviteten och möjligheten att komma in i ett produktivt "flow". Ge din hjärna och kropp möjlighet till återhämtning, om tiden är knapp gör även mikropauser nytta. Arbetspsykologi rekommenderar en kort paus (5 minuter kan räcka) var 50-90 minut för att fylla på energidepåer. Batcha liknande uppgifter. Samla ihop liknande uppgifter som admin, hantering av mail, och möten. Genom att arbeta med liknande uppgifter i ett svep minskar den energi och tid som krävs för omställningar. Gör en sak i taget med gott samvete - även på hemmaplan. Att försöka laga mat, sysselsätta barn, svara jobbmail, och prata telefon samtidigt resulterar bara i stress och känsla av otillräcklighet på alla plan. Det är bättre att fokusera på en sak i daget.

Källor:

Mark, G. (2023). Attention span: A groundbreaking way to restore balance, happiness and productivity. Hanover Square Press. 

Rubinstein, J., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763–797. https://doi.org/10.1037/0096-1523.27.4.763

Ophir, E., Nass, C., & Wagner, A. D. (2009). Cognitive control in media multitaskers. Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America, 106(37), 15583–15587. https://doi.org/10.1073/pnas.0903620106